Ouverture de la réunion

Chaque instance a un nombre minimum de participants requis afin d'être déclarée ouverte.

Lorsque suffisamment de personnes sont présentes, la réunion est déclarée ouverte.

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Pendant l'ouverture, d'autres procédures importantes pour le bon déroulement de la réunion sont effectuées.

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Un présidium et un secrétariat d'assemblée sont élus pour la gestion de la réunion. Le présidium gère les droits de parole et s'assure que les procédures soient respectées pendant la réunion, tandis que le secrétariat prend en note toutes les décisions prises.

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Par la suite, l'ordre du jour est décidé. L'ordre du jour établit, point par point, les sujets à discuter lors de la réunion qui nécessitent des décisions.

Fermeture de la réunion

La fin de la réunion se distingue par les points de Varia et de fermeture.

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Le point Varia est un point ouvert qui permet de soulever des sujets lors de la réunion qui ne nécessitent pas de décision.

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Tous les membres de la réunion peuvent utiliser ce point pour aborder des sujets supplémentaires, faire une annonce concernant un événement ou un dossier à venir, et bien plus encore.

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Ensuite, la fin de la réunion est annoncée une fois tous les points à l’ordre du jour épuisés, et l’heure de clôture est notée au procès-verbal.

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Les points à l'ordre du jour

Lors des réunions de l'Association étudiante, plusieurs points doivent être abordés pour assurer la saine gestion des activités de l’AGECR.

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Chaque point abordé lors d'une rencontre mènera à des décisions concrètes, qui seront par la suite inscrites au procès-verbal. Chaque type d'assemblée est responsable de prendre des décisions à des niveaux différents.

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L'Assemblée générale prend des décisions liées au budget général de l'AGECR, à l’élection des personne représentantes des comités thématiques, aux mandats généraux de l'AGECR, et bien plus encore.

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La Table des programmes peut prendre des décisions contractuelles, ainsi que des décisions concernant le budget général de la Table des programmes, entre autres.

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Toutes les autres activités quotidiennes de l'AGECR sont gérées par le Conseil exécutif.

Adoption du

Procès-verbal

Par la suite, l’équipe de l’AGECR met les procès-verbaux au propre et s’assure de la validité des notes prises.

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L’adoption du procès-verbal a lieu lors de la rencontre suivante de la même assemblée. L’assemblée peut ainsi avoir facilement accès aux décisions prises auparavant et s’assurer que le procès-verbal reflète fidèlement les décisions prises lors de la réunion.

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Les procès-verbaux sont ensuite rendus accessibles au bureau de l’AGECR ou sur notre site Web.